Als Mitglied siehst du hier den Kassenstand des Vereins. Hast du etwas für den Verein bezahlt? Wenn der Vorstand es freigeschaltet hat, reichst du den Beleg oben über „Beleg einreichen“ ein – als Spende oder zur Rückerstattung.
Du hast nur Leserechte für dieses Kassenbuch. Buchungen anlegen und Fotos hochladen können nur Mitglieder mit Bearbeitungsrecht.
So funktioniert der Abgleich: Pro Konto wird aus dem Anfangsbestand und allen Buchungen bis zum Datum des eingetragenen Stands der Soll-Bestand berechnet. Stimmt der tatsächliche Stand (Ist) überein, erscheint „OK“.
Erstellt eine Überweisungsdatei (pain.001.001.09) für das Online-Banking. Betrag und Zeitraum werden aus dem oben gewählten Zeitraum vorgeschlagen.
So geht’s: Zuerst die Steuererklärung bzw. Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER abgeben – die Datei ersetzt sie nicht. Dann die Datei im Online-Banking als „SEPA-Überweisung (Datei)“ hochladen und freigeben. Die Bankverbindung des Finanzamts steht auf dem Steuerbescheid. Fällig ist die Umsatzsteuer-Vorauszahlung am 10. des Folgemonats; bezahlt ist erst, wenn das Geld beim Finanzamt gutgeschrieben ist. Danach die Zahlung als Ausgabe ohne MwSt.-Satz buchen. Vereine, die keine Umsatzsteuer abführen (z. B. Kleinunternehmer), brauchen das nicht.
| Nr. | Name | Status | IBAN | Mandat | Betrag | Hinweis |
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| Erstellt | Einzug am | Verwendungszweck | Anzahl | Summe |
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Die Datei lädst du im Online-Banking der Bank als „SEPA-Sammellastschrift (Datei)“ hoch. Die Mitglieder müssen den Einzug vorher erfahren (Vorabankündigung, üblich 14 Tage vorher, z. B. per Aushang, Rundschreiben oder E-Mail). Danach den Betrag mit „Als Einnahme buchen“ ins Kassenbuch übernehmen.
Bezahlte Bestellungen, zu denen noch kein Verein eingerichtet ist – etwa weil das Fenster nach der Bezahlseite geschlossen wurde. Den Einrichtungslink an den Käufer schicken; er gilt, bis der Verein angelegt ist.
Passwörter werden auf dem Server nur verschlüsselt (als Hash) gespeichert. Ein vergessenes Passwort kann man deshalb nicht nachsehen, nur neu setzen.
Für Belege, die als Spende genehmigt werden. Das Mitglied lädt die Bestätigung nach amtlichem Muster („Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen: Ja“) in seinem Posteingang herunter.
Ohne Haken enthält die Bestätigung eine Unterschriftszeile. Eine Aufwandsspende setzt voraus, dass ein Anspruch auf Erstattung vorher (z. B. per Satzung oder Vorstandsbeschluss) eingeräumt war – im Zweifel mit dem Steuerberater klären.
Die Gläubiger-ID vergibt die Bundesbank (glaeubiger-id.bundesbank.de). Zusätzlich muss die Bank das Vereinskonto für Lastschriften freigeschaltet haben (Inkassovereinbarung).
Den Beitrag kannst du bei einzelnen Mitgliedern abweichend eintragen. Status ohne Haken (z. B. „Ausgetreten“) bekommen keine Lastschrift.
Mitglieder sehen dann oben „Beleg einreichen“: Foto oder PDF, Betrag, Zweck und ob sie es spenden oder zurückhaben möchten. Der Vorstand prüft im „Posteingang“ und genehmigt als Spende oder Rückerstattung – erst dann entsteht eine Buchung mit dem Beleg.
| Login | Rolle | Neues Passwort |
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Vorstände dürfen alles, auch Logins verwalten – etwa nach dem Vorstandswechsel neue Vorstände anlegen und alte entfernen. Kassenprüfer sehen alles, dürfen aber nichts ändern; Mitglieder sehen den Kassenstand und reichen Belege ein. Passwörter für Vorstände brauchen mindestens 10 Zeichen. Jede Änderung an Logins steht im Änderungsprotokoll; ein Vorstand bleibt immer.
Beschreibt, wie euer Verein das Kassenbuch führt – Finanzamt und Kassenprüfer können sie verlangen. Die Word-Datei wird mit euren Daten (Verein, Konten, Logins, Steuernummer) vorbefüllt; gelb markierte Stellen ergänzt ihr selbst, danach unterschreibt der Vorstand.
Diese Datei speichert alle Buchungen und Fotos nur in diesem Browser auf diesem Gerät. Lade regelmäßig eine Sicherung herunter, zum Beispiel nach jeder Kassenprüfung. Die Sicherung enthält auch alle Beleg-Fotos.
| Daten | Frist | Rechtsgrundlage |
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Wird ermittelt …
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